POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD

Kory S.A.S. — Plataforma Kory (Marketing Hub)

1. Introducción

Kory S.A.S., sociedad identificada con NIT 901.878.187-5 (en adelante «Kory»), está comprometida con la protección de la privacidad y de toda la información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales (los «Datos Personales»). Kory desarrolla y comercializa Kory, una plataforma de software como servicio (SaaS) para la gestión de marketing, ventas y atención al cliente (la «Plataforma»).

En el desarrollo de su actividad, Kory trata Datos Personales en dos calidades distintas: como Responsable respecto de su propia información (la de sus clientes, prospectos, visitantes de su sitio web, empleados, proveedores y aliados), y como Encargado respecto de la información que sus clientes cargan y gestionan dentro de la Plataforma. Esta distinción es central en la presente Política y determina las responsabilidades de cada parte.

Esta Política se rige por la Ley 1581 de 2012, los Decretos 1377 de 2013 y 1074 de 2015, y demás normas concordantes.

2. Identificación del Responsable

Razón social: Kory S.A.S.

NIT: 901.878.187-5

Domicilio principal: [dirección, ciudad — p. ej. Floridablanca / Bucaramanga, Santander]

Correo electrónico para protección de datos: info@kory.com.co

Sitio web: www.kory.com.co

3. Definiciones

Los términos no definidos tendrán el significado que la ley o la jurisprudencia colombiana les otorgue. Para efectos de esta Política:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.

Cliente: Persona natural o jurídica que contrata el uso de la Plataforma con Kory. Frente a la información de sus propios contactos cargada en la Plataforma, el Cliente actúa como Responsable del Tratamiento.

Datos de Cliente (Contenido del Cliente): Datos Personales de terceros (contactos, leads, clientes finales del Cliente) que el Cliente, sus usuarios o sus propios titulares incorporan, cargan o generan dentro de la Plataforma. Respecto de estos datos Kory actúa exclusivamente como Encargado.

Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable. Kory es Encargado respecto de los Datos de Cliente.

Plataforma: El software, los servicios, las integraciones e interfaces que Kory pone a disposición del Cliente bajo licencia de uso.

Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento. Kory es Responsable respecto de su propia información; el Cliente es Responsable respecto de los Datos de Cliente.

Titular: Persona natural a quien se refieren los Datos Personales.

Tratamiento: Cualquier operación sobre Datos Personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, análisis, segmentación, transmisión, transferencia o supresión.

Transferencia: Envío de Datos Personales a un receptor que actúa como Responsable, dentro o fuera de Colombia.

Transmisión: Comunicación de Datos Personales para que un Encargado los trate por cuenta del Responsable, dentro o fuera de Colombia.

Subencargado: Tercero contratado por Kory (proveedores de nube, modelos de inteligencia artificial, mensajería o telefonía) que trata datos por cuenta de Kory para la prestación de la Plataforma.

4. Doble rol de Kory: Responsable y Encargado

La presente Política distingue de forma expresa las dos calidades en que Kory trata Datos Personales. De esta distinción depende quién responde frente a los Titulares y frente a las autoridades.

4.1. Kory como Responsable

Kory actúa como Responsable respecto de los Datos Personales que recolecta y trata para sus propios fines, incluyendo los de:

Visitantes y usuarios de su sitio web.

Prospectos y Clientes de la Plataforma (las empresas o personas que contratan a Kory).

Empleados, candidatos, proveedores, contratistas y aliados comerciales.

Respecto de estos datos, Kory determina las finalidades y los medios del Tratamiento y asume las obligaciones del Responsable conforme a la ley (secciones 7, 8, 12 y 13).

4.2. Kory como Encargado (Datos de Cliente)

Kory actúa como Encargado respecto de los Datos de Cliente, es decir, la información de contactos, leads y clientes finales que el Cliente incorpora o gestiona dentro de la Plataforma. En esta relación:

El Cliente es el Responsable de esos datos: decide las finalidades y los medios, y es la única parte facultada para determinar para qué se usan.

Kory trata los Datos de Cliente únicamente por cuenta del Cliente, conforme a sus instrucciones y a lo pactado en la propuesta comercial, el contrato de servicio y/o el correspondiente acuerdo de tratamiento de datos (transmisión).

El Cliente declara y garantiza que cuenta con la autorización válida de los Titulares de los Datos de Cliente y con base legal suficiente para incorporarlos a la Plataforma y para que sean tratados con las finalidades que el propio Cliente define (incluido el envío de comunicaciones por WhatsApp, correo, redes sociales u otros canales).

Kory no usa los Datos de Cliente para fines propios, no los comercializa y no los comparte con terceros, salvo con los Subencargados necesarios para prestar la Plataforma (sección 5) o cuando la ley o una autoridad competente lo exija.

El Cliente mantendrá indemne a Kory frente a cualquier reclamación, sanción o perjuicio derivado de la falta de autorización de sus Titulares, del incumplimiento de sus deberes como Responsable o de las instrucciones que imparta a Kory.

A la terminación del servicio, Kory devolverá o suprimirá los Datos de Cliente según la instrucción del Cliente, salvo que exista un deber legal de conservación. El Cliente conserva en todo momento la titularidad de sus datos y bases de contactos.

Lo anterior no exime a Kory de los deberes que la ley impone directamente a todo Encargado (seguridad, confidencialidad, tratar solo conforme a instrucciones y reportar incidentes al Responsable).

5. Subencargados y terceros que intervienen

Para prestar la Plataforma, Kory se apoya en proveedores que pueden tratar Datos Personales como Subencargados, por cuenta de Kory o del Cliente según el caso. Entre ellos:

Proveedores de infraestructura y nube (p. ej. Google Cloud Platform).

Modelos y servicios de inteligencia artificial (p. ej. Google Vertex AI / Gemini).

Plataformas de mensajería y redes sociales (p. ej. Meta — WhatsApp, Instagram, Messenger).

Proveedores de telefonía y voz (p. ej. Twilio), cuando se contraten módulos de voz.

Estos proveedores tratan los datos conforme a sus propias políticas y a los acuerdos suscritos con Kory. Las tarifas, políticas y condiciones de terceros (en particular Meta y los proveedores de nube) las fijan dichos terceros y pueden variar sin previo aviso.

6. Transferencias y transmisiones internacionales

El Cliente y los Titulares reconocen y autorizan que, por la naturaleza del servicio en la nube, los Datos Personales pueden ser alojados y procesados en servidores ubicados fuera de Colombia por los proveedores señalados en la sección 5. Kory adopta medidas razonables para que dichas transferencias y transmisiones cuenten con niveles adecuados de protección, conforme a la Ley 1581 de 2012 y a las instrucciones de la SIC.

7. Datos que tratamos (como Responsable)

Según la categoría de Titular, Kory podrá tratar:

Clientes y prospectos: datos de identificación, de contacto, demográficos básicos, de facturación y financieros, y datos relativos a la actividad o negocio.

Visitantes del sitio web: datos de identificación y contacto, y datos de navegación recolectados de forma automática (ver sección 11).

Empleados, candidatos, proveedores y aliados: datos de identificación, de contacto, financieros y los necesarios para la relación laboral o contractual y el cumplimiento de obligaciones legales.

8. Finalidades (como Responsable)

Kory tratará los Datos Personales de los que es Responsable para:

Gestionar el registro, la contratación y la relación comercial con sus Clientes.

Verificar la identidad y actualizar los datos de los Titulares.

Facturar, gestionar pagos, recaudo de cartera y prevención de fraude.

Prestar soporte y atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes (PQRS).

Contactar al Titular con fines comerciales, de mercadeo, prospección y novedades de producto, a través de cualquier medio (incluidos correo, redes sociales y WhatsApp), cuando exista autorización.

Realizar analítica de uso, métricas y mejora continua de la Plataforma.

Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.

Notificar cambios en sus políticas, productos o condiciones.

9. Autorización y medios de recolección

Todo Tratamiento de datos no públicos por parte de Kory como Responsable estará precedido de la Autorización del Titular. Kory podrá obtenerla por medios electrónicos (sitio web, formularios, mensajes de datos, WhatsApp y redes sociales), de forma escrita, verbal o mediante conducta inequívoca, garantizando en todo caso su posterior consulta. La autorización no será necesaria en los casos exceptuados por la ley (datos públicos, requerimientos de autoridad, urgencia médica, fines históricos/estadísticos/científicos y registro civil).

10. Derechos de los Titulares

Como Titular de la información, usted tiene los siguientes derechos, que podrá ejercer directamente o a través de sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados:

Derecho

Descripción

Conocimiento y acceso

Conocer y acceder de forma gratuita a los Datos Personales que reposen en las bases de datos de Kory.

Actualización y rectificación

Actualizar y rectificar los datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.

Supresión

Solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.

Revocación

Revocar la autorización otorgada, en los casos en que sea procedente.

Prueba

Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe este requisito.

Queja

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), agotado el trámite de consulta o reclamo ante Kory.

Tratándose de Datos de Cliente, las solicitudes de los Titulares deben dirigirse en primer lugar al Cliente, en su calidad de Responsable. Kory, como Encargado, las trasladará al Cliente y le dará el apoyo razonable para atenderlas.

11. Información recolectada automáticamente y cookies

Cuando usted visita el sitio web de Kory, se recopila automáticamente cierta información técnica (dirección IP, fecha y hora de acceso, archivo solicitado, URL de referencia, navegador y sistema operativo) para garantizar el funcionamiento, la seguridad y la mejora del sitio. El sitio utiliza cookies y herramientas de analítica para reconocer preferencias, medir audiencia y optimizar la experiencia. El detalle se encuentra en el Aviso de Aceptación de Uso de Cookies disponible en www.kory.com.co. Usted puede gestionar o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador.

12. Deberes de Kory

En el Tratamiento de Datos Personales, Kory cumplirá, entre otros, los siguientes deberes:

Solicitar y conservar prueba de la autorización otorgada (cuando actúa como Responsable).

Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.

Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado.

Tramitar consultas y reclamos en los términos legales.

Tratar los datos solo para finalidades autorizadas y, como Encargado, únicamente conforme a las instrucciones del Cliente.

Informar a la SIC y al Responsable correspondiente las eventuales violaciones de seguridad.

Velar por el uso adecuado de los datos de niños, niñas y adolescentes.

13. Seguridad y confidencialidad

Kory ha adoptado medidas administrativas, técnicas, humanas y físicas razonables para salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los Datos Personales, acordes con el estado de la técnica y con la naturaleza de la información tratada. Ninguna medida de seguridad es infalible; Kory no garantiza la inviolabilidad absoluta, pero se compromete a actuar diligentemente y a notificar los incidentes que correspondan.

14. Procedimiento para consultas y reclamos

Las consultas, reclamos y solicitudes para el ejercicio de derechos pueden enviarse al correo info@kory.com.co, indicando en el asunto el derecho que desea ejercer y aportando: nombre completo, datos de contacto, medio para recibir respuesta, motivo o hechos, y número de identificación.

Consultas: se atienden en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más.

Reclamos: se atienden en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para subsanarlo.

15. Vigencia y modificaciones

Esta Política rige a partir del [fecha] y podrá ser modificada por Kory. Las modificaciones sustanciales se comunicarán a través del sitio web www.kory.com.co. Los Datos Personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recolectados y mientras no se solicite su supresión, salvo deber legal de conservación.

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